Keuzemenu

Een keuze menu wordt gebruikt wanneer u één extern nummer tot uw beschikking heeft maar wel uw bellers op verschillende afdelingen wilt laten eindigen. Er zijn natuurlijk tal van andere mogelijkheden te bedenken voor het gebruik van een keuze menu.

Bij een keuze menu worden vaak lagen gebruikt, b.v. “kies 1 voor klanten service en vervolgens kies 2 voor algemene vragen”. Om in de i2Host centrale deze lagen aan te brengen gebruikt u twee losse keuze menu’s waarin u van de ene naar de ander verwijst. Zo kunt u zoveel lagen aanbrengen als dat u zelf wilt.

U kunt een keuze menu aanmaken door in de interface te kiezen voor “Geavanceerd” en vervolgens voor “IVR’s” U krijgt nu een overzicht te zien van alle aangemaakte keuze menu’s binnen de centrale. Omdat wij een lege centrale hebben zal hier nog niets te zien zijn.

Voor het aanmaken van een nieuw keuze menu klikt u op “Nieuwe toevoegen”. Rechts verschijnt het volgende veld.

Elk keuze menu heeft een naam. Kies een naam die uw keuze menu het beste omschrijft zodat u deze in de centrale makkelijk kunt terug vinden.

Elk keuze menu heeft een uniek nummer binnen de centrale, deze wordt automatisch gegenereerd. U kunt het keuze menu toekennen aan een persoon of een groep bij eigenaar. Wanneer u de opname toekent aan een persoon of groep dan zien alleen deze mensen dit keuzemenu terug in de interface. Als administrator heeft u altijd de beschikking over alle keuze menu’s.

U kunt uw keuze menu een volledige omschrijving geven wanneer u dit makkelijk vind. Wanneer een keuze menu wordt geactiveerd wordt er altijd een opname afgespeeld, u kiest deze opname bij “Begin geluid” deze opnames kunt u definiëren bij “Geluiden” zie Geluiden voor informatie over hoe dit gedaan wordt. Typisch wordt er in de opname uitgelegd hoe het keuze menu werkt.

Bijvoorbeeld:

“Welkom bij VoIPSpot, toets één voor administratie, toets 2 voor helpdesk, indien u aan de lijn blijft wordt u met een vrije medewerker geholpen.”

Bovenstaande geeft weer welke opties er beschikbaar zijn binnen het keuze menu. Deze zijn voor de beller de toetsen 0 tot en met 9, * en #.

U kunt aangeven hoelang een beller de tijd heeft om een keuze te maken. U doet dit bij “Timeout na”, meestal is 5 seconden genoeg tijd. De beller kan al tijdens het afspelen van de opname een keuze maken. Wanneer een beller geen keuze maakt wordt de opname een aantal keer herhaalt, u geeft dit aan bij “Herhaal maximaal”.

Wanneer een beller geen keuze heeft gemaakt na de aantal herhalingen dan zal het keuze menu gaan uitvoeren wat is geselecteerd bij “Timeout”. U speelt hier bijvoorbeeld af “U heeft geen keuze gemaakt, de verbinding wordt verbroken.” Per keuze/toets kunt u een keuze maken uit een aantal opties die u kunt laten uitvoeren door de centrale. U klikt op de toets en in een popup verschijnen de keuze mogelijkheden.

Deze opties zijn:

• Ring
• Play
• IVR
• Ring Group
• Ring User
• Ring VM
• Exit
• Forward
• Run Script

Voor een uitleg over wat deze opties inhouden kunt u bel opties raadplegen.

Voorbeeld:

Hieronder een voorbeeld hoe de configuratie er uit zou zien van bedrijf X. Opname: “Welkom bij bedrijf X, kies 1 voor administratie, kies 2 voor de werkplaats, kies 3 om een bericht achter te laten”

Het keuze menu zal er dan als volgt uit zien:

Het keuze menu heeft de naam “Bedrijf X” gekregen zodat we deze makkelijk in de centrale kunnen herkennen.

Het IVR nummer is door het systeem gegenereerd. Alleen de administrator hoeft toegang te hebben tot het keuze menu en dus is er geen eigenaar gekozen.

Een omschrijving hebben we niet nodig omdat dit het enige keuze menu is wat we gaan gebruiken.

In de opname “Test 1” is de boodschap ingesproken.

Bij 1 hebben we gekozen voor “Ring Group”, wanneer de beller kiest voor Administratie en de keuze 1 maakt zal de groep Administratie gaan rinkelen.

Bij 2 is er ook voor “Ring Group” gekozen alleen deze keer zal de groep Receptie gaan rinkelen.

Bij 3 is er “Ring VM” gekozen. Hier wordt de beller naar de gekozen voicemail box geleid waarin een boodschap kan worden achter gelaten.

Het bericht wordt tweemaal afgespeeld. Wanneer de beller geen keuze maakt wordt er een opname afgespeeld waarin de beller te horen krijgt dat de verbinding verbroken wordt.